Outsourcing komt in Nederland relatief vaak voor. Zelfs in het onderwijs zijn instellingen die de complete IT-dienstverlening hebben ge-outsourced.
Persoonlijk heb ik hier altijd gemengde gevoelens bij. Vaak wordt outsourcing aangegrepen als kostenbesparing maar….
Hoe kan een externe partij hetzelfde werk doen als een interne partij voor hetzelfde geld terwijl er ook nog winst gemaakt dient te worden?
Het kan zijn dat je wilt besparen op de IT kosten en gaat denken aan outsourcing. Je komt dan op een gevaarlijk terrein. IT is net als elke andere bedrijfsmiddel niet in geld uit te drukken. De kosten van bedrijfsmiddelen als gebouwen, medewerkers, machines, auto’s , computers en servers zijn makkelijk uit te rekenen. Maar wat ze opbrengen is al wat moeilijker.
Voor een bepaalde machine in een productie proces kun je berekeningen maken wat de kosten zijn voor aanschaf, onderhoud en in bedrijfskosten. Maar wat als deze machine zeer gebruiksonvriendelijk is waardoor medewerkers die hiermee moeten werken vaker ziek zijn of rsi krijgen dan bij andere machines. Als je deze factoren al kunt herleiden tot een bepaalde machine dan nog zijn die kosten moeilijk mee te nemen in berekeningen.
Bij de IT kosten spelen nog veel meer facetten een rol die moeilijk in geld zijn uit te drukken. Maar om een goede afweging te maken voor outsourcing is dit wel belangrijk.
Een organisatie moet je zien als een ‘eco-systeem’. Naast de primaire bedrijfsprocessen die dagelijks worden uitgevoerd zijn er ook vele secundaire processen. Deze staan meestal niet op papier en zijn ook niet direct toe te rekenen aan een primaire bedrijfsproces. Het gehele ‘eco-systeem’ geeft een organisatie een eigen karakter en is niet zonder gevolgen aan te passen en/of op te delen.
Indien een stuk van het ‘eco-systeem’ extern wordt geplaatst dan wordt er gekeken naar het primaire bedrijfsproces. Deze is beschreven en zal door een andere organisatie uitgevoerd. De secundaire processen worden door het extern plaatsen van een gedeelte van het bedrijfsproces verstoord. Meestal zorgen deze verstoringen voor een verlaging van de productiviteit en verhoging van de kosten. Deze processen zullen namelijk wel uitgevoerd moeten worden.
Naast de verstoring van het ‘eco-systeem’ moet je als organisatie ook het extern geplaatste bedrijfsproces controleren en weer aansluiten op de interne bedrijfsprocessen. Hiervoor moet een bedrijfsproces worden ingericht. Dit zorgt ervoor dat outsourcing moeilijker en duurder is dan om het bedrijfsproces intern uit te voeren.
Er zijn redenen om gedeeltes van het bedrijfsproces wel te outsourcen. Je hoeft namelijk niet alles zelf te doen. Door schaalgrootte en standaardisatie zijn er organisatie die bepaalde processen zo hebben uitgekristalliseerd dat je wel gek moet zijn om het niet uit te besteden. Voor deze zaken geldt natuurlijk dat je je wel moet vinden in de standaard oplossing en dat je het proces moet controleren en aansluiten op je eigen bedrijfsprocessen.
Voorbeelden zijn:
- Beheer van printers/multifunctionals
- Beheer van fysieke IT componenten zoals Switches,Routers, Servers, SANs, etc
- Virtuele servers/Virtuele diensten/Cloud computing
- Gehele IT Infrastructuur
Maar doe dit alleen als:
- Je organisatie niet groot genoeg is om zelf een passende IT-Infrastructuur in te richten.
- Je beseft dat outsourcen betekent dat twee ‘eco-systemen’ moeten samenwerken en dat dit extra werk/tijd kost.
- Je beseft dat afwijkingen van de door de leverancier aangeboden oplossing extra veel tijd kost.
- Je beseft dat vernieuwingen in de IT-infrastructuur worden doorgevoerd op het tempo van de leverancier. Dit hoeft niet hetzelfde tempo te zijn die goed is voor de organisatie.
Mits de organisatie groot genoeg is zou ik het beheer van de IT-infrastructuur door de organisatie zelf laten uitvoeren want:
IT is geen kostenpost maar een strategische bedrijfsmiddel!
